中小企業の経理は、新しい制度が導入されるたびに業務が増えるので大変です💦
例えば、電子帳簿保存法やインボイス制度の対応に追われ、日々の業務が複雑化しています。
経理業務は煩雑で時間がかかることが多いため、効率化することで業務の負担を軽減し、企業の成長をサポートすることができます。
今日は中小企業の経理業務を効率化するための具体的な方法を5つ、ご紹介しますので、ぜひ参考にしてくださいね。
★業務を効率化するための5つの方法★
１.会計ソフトの導入と活用
２.経費精算の自動化
３.定期的な経理業務の見直し
４.クラウドサービスの利用
５.内部統制の強化
1. 会計ソフトの導入と活用
適切な会計ソフトを選定し、正しく導入・設定することで、業務の自動化と精度向上につながります。
会計ソフトの選定
経理業務の効率化において、会計ソフトの導入は重要なステップです。
会計ソフトを使用することで、取引の記録、帳簿の管理、決算処理などが自動化され、手作業の負担を大幅に軽減できます。
中小企業向けには、以下のような会計ソフトが推奨されます。
弥生会計
弥生会計 は操作が簡単で、豊富な機能を提供するソフト。クラウド版もあり、データのバックアップや共有が容易。
マネーフォワードクラウド会計
シンプルな操作性と自動仕訳機能が特徴。スマートフォンアプリもあり、外出先からでもアクセス可能。
freee
freeeはクラウド型の会計ソフトです。自動化機能が豊富で、初心者でも扱いやすい。銀行やクレジットカードとの連携がスムーズ。
ソフトの導入と設定
会計ソフトを導入する際は、以下の順に設定を行います。
データのインポート
既存の取引データや顧客情報をソフトにインポートします。
勘定科目の設定
企業の業務に合った勘定科目を設定し、取引の分類を行います。
連携の設定
銀行口座やクレジットカードとの連携設定を行い、取引の自動取得を可能にします。
2. 経費精算の自動化
経費精算のプロセスを見直し、最適化することでさらなる効率化が期待できます。
経費精算のプロセス
経費精算は、経理業務の中でも特に手間がかかる部分です。
経費精算を効率化するためには、自動化のツールを活用するのが効果的です。
以下の方法で経費精算のプロセスを自動化します。
経費管理ソフトの導入
マネーフォワード クラウド経費や、その他の経費管理ソフトを導入し、経費の申請から承認、精算までをオンラインで完結します。
領収書のデジタル化
スマートフォンで領収書の写真を撮り、そのまま経費管理ソフトにアップロードします。これにより、紙の領収書を保管する手間が省けます。
自動仕訳機能の利用
経費管理ソフトの自動仕訳機能を利用し、経費データを自動で仕訳します。これにより、手動での仕訳作業が不要になります。
経費の分析と最適化
経費精算を自動化した後は、経費の分析と最適化を行います。
経費の分類と分析
経費管理ソフトで経費を分類し、分析します。どのカテゴリーにどれだけの経費がかかっているかを把握し、無駄な支出を見直します。
経費削減策の導入
経費分析結果を基に、コスト削減の対策を実施します。例えば、経費の見直しや契約内容の再交渉などを行います。
3. 定期的な経理業務の見直し
業務プロセスの見直しとスタッフの教育・トレーニングを通じて、常に最適な状態を維持することが重要です。
業務プロセスの見直し
経理業務の効率化には、定期的な業務プロセスの見直しが必要です。以下の点を見直します。
業務フローの確認
現在の経理業務のフローを確認し、無駄な手順や重複を見つけます。
プロセスの改善
無駄なプロセスや重複作業を改善し、業務の効率化を図ります。例えば、書類のデジタル化や自動化ツールの導入などがあります。
スタッフの教育とトレーニング
経理業務を効率化するためには、スタッフの教育とトレーニングも重要です。
教育プログラムの実施
経理スタッフに対して、会計ソフトの使い方や効率的な業務手法についての教育プログラムを実施します。
トレーニングの定期的な実施
新しい機能やツールの導入に合わせて、定期的なトレーニングを行います。
4. クラウドサービスの利用
クラウド会計ソフトやクラウドストレージを活用することで、場所にとらわれず業務が行え、データ管理も容易になります。
クラウド会計ソフトの導入
クラウド会計ソフトの導入により、経理業務の効率化が進みます。
クラウド会計ソフトには、以下の利点があります。
リアルタイムでのデータ更新
クラウド会計ソフトでは、リアルタイムでデータが更新されるため、常に最新の情報を把握できます。
データの共有とアクセス
インターネットを通じてデータを共有し、複数のユーザーが同時にアクセスできます。
クラウドストレージの活用
クラウドストレージを活用して、書類やデータの管理を効率化します。
デジタル書類の保管
紙の書類をデジタル化し、クラウドストレージに保管します。これにより、書類の紛失や破損のリスクを減らします。
アクセスの簡便化
クラウドストレージに保存されたデータには、インターネットを通じてどこからでもアクセスできるため、業務の効率が向上します。
5. 内部統制の強化
内部統制の強化は、経理業務の効率化だけでなく、リスク管理にもつながります。
内部統制の仕組み
内部統制を強化することで、経理業務の正確性と信頼性が向上します。以下の仕組みを導入します。
承認プロセスの設定
経費や支出の承認プロセスを設定し、適切な承認を得ることで不正やミスを防ぎます。
業務の分担
経理業務の役割を明確に分担し、責任の所在を明確にします。例えば、取引の記録と承認を分けることで、業務のチェック体制を強化します。
定期的な監査と再調査
経理業務の定期的な監査と再調査を行い、問題点を早期に発見します。
内部監査の実施
経理業務の内部監査を定期的に実施し、業務の正確性と効率性をチェックします。
業務の再調査
経理業務の成果や問題点を再調査し、改善点を特定して対策をします。
現状分析:：現在の状況や成果物を詳しく調査します。
評価： 成果や問題点を評価し、良い点と悪い点を明確にします。
問題点の特定： 問題や改善が必要な箇所を見つけ出します。
改善策の提案:：問題を解決し、業務を改善するための具体的な方法を提案します。
まとめ
中小企業の経理業務を効率化するためには、会計ソフトの導入と活用、経費精算の自動化、定期的な業務の見直し、クラウドサービスの利用、内部統制の強化が重要です。
これらの方法を実践することで、経理業務の効率化が進み、企業の成長を支える基盤を整えることができます。
経理業務の改善に取り組み、業務の負担を軽減し、企業の安定性と成長を目指しましょう。
