画像引用：弥生会計
2024年1月から電帳法により電子取引データは電子保存が必須となりました。
電子帳簿保存は、紙ではなくデータで保存するので保管スペースが空いたり、紙代・印刷代などを削減できるメリットもありますが、法律で求められている要件を確認し、それに合わせて事務処理の方法を変えていかなければいけません。
事業主の方や経理担当の方は、さらにお仕事が増えてしまいますよね💦
今日は
・電子データを保存する方法
についてまとめてみました。
電子帳簿保存法の３つの制度
電子帳簿保存法は、一定の要件を満たす場合に限り、国税関係帳簿書類を電子データで保存することを認めた法律です。
電子帳簿保存法の制度には、以下の３つがあります。
- 電子帳簿保存：国税関係の帳簿や書類 自社PCで作成した帳簿や書類
- スキャナ保存：取引関係の書類 紙で発行・受領した書類
- 電子データ保存：データで授受した電子取引のデータ
【電子帳簿保存法制度】 
画像引用：弥生会計
会計ソフトなどパソコンで作成した帳簿や、紙で発行した書類などの保管方法は、任意なので電磁的記録で保存するか、紙で保管するかを事業主が選択できます。
電子取引のデータとは
電子取引とは、日付・取引先・金額などの情報を電磁的方式により行う取引のことです。
電子取引には、以下のようなデータがあります。
＊電子メールで受領した請求書や領収書等のデータ
＊インターネットのHPからダウンロードした請求書や領収書等のデータ
＊電子請求書や電子領収書の授受に係るクラウドサービスを利用したデータ
＊クレジットカードの利用明細データ、交通系ＩＣカードによる支払データ
＊特定の取引に係るＥＤＩシステムを利用したデータ
＊ペーパーレス化されたＦＡＸ機能を持つ複合機を利用したデータ
＊請求書や領収書等をＤＶＤ等の記録媒体を介して受領したデータ
事業をおこなっていると、電子取引は日常的に発生します。
ネットでの商品購入の場合、購入先によってデータの種類が納品書、請求書、領収書とデータが複数ある場合、全て保存するのかを税理士さんに確認したところ、いずれか１つの保存でいいとのことでした。✨
次に、この電子取引データをどのように保存するのかを見てみましょう。
電子取引保存方法の要件
電子取引を保存するには、「検索機能の確保」や「真実性や可視性を確保」などの要件があります。
「真実性や可視性を確保するための要件」は、以下のとおりです。
①タイムスタンプが付された後の授受
② 速やかにタイムスタンプを付す
③ データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用
④ 訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け
引用：国税庁HP
タイムスタンプとは、スタンプが付与された時間に電子データが存在し、それ以降改ざんされていないことを証明する技術です。
タイムスタンプで電子取引を保存するには、専用のシステムを導入する必要があります。
①②③の保存方法では、システム導入のコストがかかってしまうのです(>_<)
事務処理規程を作成し備え付ける
事務処理規程を自社用に作成します。
「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」
国税庁の「電子帳簿保存法一門一答」にひな型があります。
自社にあった内容で作成しましょう。
電子取引データの具体的な保存方法
「検索機能の確保」の要件を満たす保存方法は以下の２つです。
B：データに連番を付け、索引簿を作成し保存
A：データのファイル名で保存する方法
データのファイル名に規則性をもって内容を表示する
データのファイル名は、日付・取引先名・金額と規則的につけます。
例：2022年5月30日に株式会社○○○○から受領した14,000円の請求書
ファイル名：「20220530 株式会社○○○○ 14,000」
←ファイルのイメージです
B：データに連番を付け、索引簿を作成し保存する方法
データのファイル名に連番を付け、同じ番号で索引簿を作成します。
←ファイル名に連番をつける
連番・日付・金額取・取引先名を索引簿で管理します。
【索引簿】
| 連番 | 日付 | 金額 | 取引先 | 備考 |
|---|---|---|---|---|
| a001 | 20220501 | 23,000 | アマゾン | 請求書 |
| a002 | 20220503 | 15,000 | 株式会社△△△△ | 領収書 |
| a003 | 20220508 | 24,000 | 楽天 | 請求書 |
| a004 | 20220511 | 37,000 | 株式会社○○○○ | 注文書 |
| a005 | 20220513 | 10,000 | 株式会社◇◇◇◇ | 請求書 |
↑ 索引簿にもファイル名と同じ連番を掲載します。
索引簿は、国税庁のHPでひな型があります。
電子データをPDF化し、フォルダに保存する方法
取引先別、月別にフォルダに格納することも要件になっているので、電子データを保存する方法をご紹介します。
電子データを保存する時はPDFで保存します。
①保存したいデータで印刷を押す。
②プリンターの▼で「Microsoft Print to PDF」を選択する
③最後に印刷を押すと、データがPDF化します。
取引の相手先・各月・を任意のフォルダに保存する
電子取引データに、わかりやすいフォルダ名を作成して保存します。
①データを保存したい場所で右クリック。
②フォルダを選択
会社別のフォルダや、会社のフォルダの中にも月別のフォルダを作成します。
電子データの検索
ウインドウの右上にファイル名を入れると検索できます。
フォルダ分けをすることで管理もしやすくなり、税務調査の時もすぐにデータ提出できますよ♪
まとめ
＊電子取引による電子データは、電子帳簿保存法の改正により2024年1月から電子保存が必須です。
＊電子データ保存には、以下の要件を満たす必要があります。
- 「真実性や可視性」タイムスタンプやシステムの導入・事務処理規定の備付け
- 「検索機能の確保」データのファイル名で保存する・データに連番を付け、索引簿を作成し保存する
国税庁HPに、索引簿と事務処理規定のひな型があります。
これから電子データ保存を始められる方で、処理についてわからない場合は、国税庁のHPに 電子帳簿保存法Q&A もありますので、ご確認下さいね！
